światłowód wiedzy

Opis przedmiotu zapytania ofertowego

1. Przedmiotem niniejszego zapytania jest obsługa mediów społecznościowych, czyli założenie i prowadzenie fanpage'ów projektu na wybranych trzech portalach społecznościowych: Facebook, Linkedin oraz Twitter w okresie od czerwca 2014 r. do czerwca 2015 r. (13 miesięcy).
2. Przedmiot zapytania ofertowego jest określony we Wspólnotowym Słowniku Zamówień jako CPV: 72322000-8 Usługi zarządzania danymi72400000-4 Usługi internetowe79420000-4 Usługi związane z zarządzaniem79421000-1 Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych79421100-2 Usługi nadzoru nad projektem inne niż w zakresie robot budowlanych79421200-3 Usługi projektowe inne niż w zakresie robót budowlanych.
3. Celem fanpage jest upowszechnienie tematyki dzielenia się wiedzą oraz stosowania nowoczesnych systemów wymiany wiedzy w przedsiębiorstwie na portalach społecznościowych wśród średnich i dużych firm działających na polskim rynku. Informacje o projekcie znajdują się na stronie: http://swiatlowodwiedzy.orange.pl/.
4. Grupą docelową zamówienia są:
   • pracownicy działów HR/Kadr odpowiedzialni za rozwój pracowników, za zarządzanie wiedzą w organizacjach w średnich i dużych przedsiębiorstwach na terenie RP;
   • kadra zarządzająca średnimi i dużymi przedsiębiorstwami w Polsce;
   • eksperci zatrudnieni w średnich i dużych przedsiębiorstwach w Polsce.
5. Prowadzenie fanpage obejmuje:
   • Równoległe administrowanie profilami na 3 portalach oraz zamieszczanie treści, prowadzenie dialogu z użytkownikami – moderowanie dyskusji, odpowiadanie na komentarze. Częstotliwość zamieszczania postów: minimum po 2 posty w dni robocze dziennie i po 1 w soboty w ustalonych z Oferentem godzinach oraz zamieszczanie zdjęć, grafik i filmików. W przypadku wątpliwości moderatora, co do treści odpowiedzi należy skonsultować się z odpowiednimi, wyznaczonymi uprzednio osobami ze strony Orange Polska S.A.
   • Przygotowywanie Action Planów (na miesiąc), w których będą zaplanowane propozycje działań na portalach, w tym: tematyka postów, rodzaje postów, konkursy lub aplikacje, inne aktywności. Action Plany powinny być konsultowane oraz akceptowane przez Zamawiającego.
   • Przygotowywanie Planów Komunikacji, które należy przygotowywać na okres jednego tygodnia. Wykonawca zobowiązany jest do przesyłania dokumentów z gotowymi treściami, do akceptacji przez Zamawiającego, na 3 dni przed zakończeniem poprzedniego Planu. W przypadku planowania postów publikowanych w nietypowych warunkach (święta, start kampanii itp.) należy przygotować potencjalne odpowiedzi na aktywność fanów, tak aby Zamawiający mógł je zaakceptować.
6. Wykonawca jest zobowiązany do szybkiego i merytorycznego udzielanie odpowiedzi na każdą wiadomość użytkowników na 3 fanpage'ach równolegle:
   1. maksymalny czas na odpowiedź w przypadku nienegatywnej wypowiedzi – 12h od momentu pojawienia się wiadomości.
   2. maksymalny czas na odpowiedź w przypadku negatywnej wypowiedzi - 2h od momentu pojawienia się wiadomości. Wykonawca zobowiązany jest w ciągu 3 godzin od pojawienia się negatywnego wpisu, do poinformowania Zamawiającego o zaistniałej sytuacji oraz o wdrożonych rozwiązaniach.
   3. Jeżeli Moderator nie jest w stanie udzielić w czasie 12h odpowiedzi na zadane w wiadomości pytanie, zobowiązany jest poinformować - w tym czasie - użytkownika o zajęciu się jego „sprawą" i wyznaczenie terminu udzielenia merytorycznej odpowiedzi – np. po konsultacji z osoba odpowiedzialną po stronie Zamawiającego. Maksymalny czas na odpowiedź po konsultacji z osobą odpowiedzialną po stronie Zamawiającego – 1h. 7.
7. W przypadku, gdy wiadomość będzie: obraźliwa, w żaden sposób nie nawiązująca do tematyki fanpage'ów, Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania użytkownika w ciągu 12h od otrzymania wiadomości o:
   1. łamaniu regulaminu i konsekwencji z tym związanych – wypowiedź w sposób kulturalny, nienacechowany emocjonalnie,
   2. braku merytorycznego powiązania pytania z aktywnością strony i jeżeli jest to możliwe – wskazanie miejsca, gdzie użytkownik może otrzymać pożądane informacje.
   1. Jeżeli wpisy użytkownika notorycznie łamią regulaminy portali obowiązkiem Moderatora jest poinformowanie o tym użytkownika i usunięcie wpisów po uprzednim zrobieniu screena tych wypowiedzi.
8. Zdjęcia, filmiki, grafiki oraz wszystkie inne materiały wykorzystywane na fanpage'ach nie mogą naruszać praw autorskich ich twórców, muszą być zgodne z wizerunkiem Orange Polska oraz dobrym obyczajem. Umieszczanie treści niezgodnych z polskim prawem lub regulaminami portali jest niedopuszczalne. W przypadku wykorzystywania materiałów pozyskanych w internecie, należy podać źródło/autora treści poprzez umieszczenie w poście lub opisie stosownych informacji.
9. Wykonawca będzie musiał samodzielnie odnaleźć potrzebne materiały, wykonać zdjęcia lub tworzyć teksty. Orange Polska dostarczy części materiałów (zdjęcia i grafiki Orange Brand). Wykorzystywanie materiałów dostarczonych przez fanów lub użytkowników jest możliwe tylko i wyłącznie po uzyskaniu od nich zgody poprzez np. wiadomość prywatną.
10. Obowiązkiem Wykonawcy przy realizacji ww. zadania, jest zapoznanie się i ścisłe stosowanie Wytycznych Instytucji Zarządzającej POKL dotyczących informacji i promocji projektu. Wszystkie trzy fanpage muszą zawierać link do strony www projektu.
11. Na prośbę Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia pełnych statystyk prowadzonych fanpage'ów. Raporty powinny być generowane co miesiąc i powinny zawierać analizy ilościowe i jakościowe przeprowadzonych działań.
12. Właścicielem profilu po zakończeniu kampanii jest Zamawiający. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszelkie dane (w tym szczególnie: login i hasła), w tym pliki tekstów, zdjęć źródłowych oraz wszelkich innych danych zamieszczonym na profilu. Po zakończeniu kampanii Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszelkie prawa autorskie do zamieszczonych zdjęć, jak również praw do artystycznych wykonań i wizerunku osób na nich występujących bez ograniczeń i na wszystkich polach eksploatacji.

Wymagania wobec ofert:

Oferent zostanie wyłoniony w trybie porównania ofert. Najkorzystniejsza oferta to taka, która uzyska największą liczbę punktów w kryteriach oceny ofert, o których mowa poniżej. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Oferta musi zawierać:

1. Proponowane tematy przewodnie na 13 m-cy trwania kampanii (13 tematów).
2. Proponowane kategorie informacji na 3 portale (min. 5 kategorii informacji).
3. Przykładowe posty na Facebook-a (min. 2 dziennie w dni robocze i 1 w soboty) na pierwszy miesiąc kampanii (30 dni) z podaniem: daty, godziny, kategorii informacji, treści postu, linka do źródła, opis grafiki towarzyszącej, języka.

Każdy z oferentów może złożyć tylko jedną ofertę.

Koszty przygotowania i przedłożenia oferty pokrywa oferent.

Wszyscy oferenci traktowani będą na równych prawach, z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji.

Kryteria oceny ofert:

Oferty zostaną ocenione na podstawie następujących kryteriów:

• Cena,
• Rzetelność oferty

W toku dokonywania oceny złożonych ofert Orange Polska może żądać udzielenia przez oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert i może w powyższym zakresie kontaktować się z oferentami, nie wyłączając koniecznych spotkań.

Z oferentami mogą być prowadzone dodatkowe negocjacje, w tym negocjacje cenowe. Negocjacje te nie mogą prowadzić do wprowadzenia w złożonej ofercie zmian, które sprawią, że oferta ta będzie mniej korzystna dla Orange Polska.

Zakres wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia

Z postępowania będą wykluczone osoby lub podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu co najmniej 10 proc. udziałów lub akcji;
3. pełnieni funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Termin składania ofert

Prosimy o przesłanie ofert na adres mailowy: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
do dnia 20 czerwca 2014 roku do godziny 16:00.

Orange Polska zastrzega sobie prawo do:

• swobodnego wyboru ofert lub ich części,
• nieprzyjęcia żadnej z ofert bez podania przyczyn;
• unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;
• prowadzenia negocjacji z wybranymi oferentami; przedłużenia terminu składania ofert.

Pobierz ofertę (PDF) | Pobierz formularz oferty (DOC)